นโยบายความเป็นส่วนตัว

สำหรับการใช้

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง

“ฟรี”

โดย

บริษัท  ชนะ.คอม  จำกัด

ข้อ 1. หลักการและเหตุผล

เนื่องด้วยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติมโดยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ได้กำหนดไว้ในข้อ 29 ว่า “การติดต่อราชการให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก…” และข้อ 89/1 กำหนดไว้ว่า “ให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณ…” ประกอบกับได้กำหนด “ภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับ-ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ไว้แล้ว นั้น

รวมถึงได้มีมติเห็นชอบจากคณะรัฐมนตรี (เมื่อวันที่ 2 มิถุนายน 2563) ให้ส่วนราชการภายใต้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ให้มีการรับ-ส่งหนังสือระหว่างส่วนราชการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

อีกทั้ง ในปัจจุบันเกิดฝุ่นควันพิษ (PM 2.5) มากขึ้นทุกปี ถ้านำส่งหนังสือ (กระดาษ) เพราะต้องใช้รถยนต์ในการเดินทางไปส่งหนังสือ ประกอบกับในอนาคตอาจเกิดสถานการณ์ฉุกเฉิน เช่น เกิดการแพร่ระบาดของโรคต่าง ๆ เกิดภัยพิบัติ ไฟไหม้ พายุ น้ำท่วม แผ่นดินไหว เป็นต้น ที่ไม่สามารถเดินทางได้เป็นปกติ แล้วอาจจะมีการปรับเปลี่ยนการทำงานให้เป็นแบบ Work from Home หรืย้ายสถานที่ทำงานก็ได้ ซึ่งการที่จะติดต่อสื่อสารกันด้วยกระดาษนั้น เป็นไปด้วยความยากลำบาก จึงควรที่จะมีจัดเตรียมระบบการติดต่อสื่อสารกันด้วยวิธีทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้

แต่ในปัจจุบัน การรับ-ส่งหนังสือราชการ ก็ยังไม่ได้รับการพัฒนาตามที่กล่าวมาข้างต้น ที่จะสามารถรับ-ส่งหนังสือราชการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ แม้ในปัจจุบันจะมีระบบการสื่อสารที่ดีรวดเร็วและทันสมัยก็ตาม การตรวจสอบสถานะของหนังสือก็เป็นได้ด้วยความยากลำบาก เพราะไม่มีสิ่งใดที่จะแสดงรายละเอียดได้ว่า ใครเป็นผู้รับหนังสือ รับวันที่ใด และเมื่อรับแล้ว ดำเนินการอย่างไรต่อไป เสนอให้ผู้บังคับบัญชาหรือผู้มีอำนาจพิจารณาหรือมีคำสั่งแล้วหรือไม่ เมื่อพิจารณาหรือมีคำสั่งแล้ว ดำเนินการอย่างไรต่อไป ส่งให้หน่วยงานใดหรือบุคคลใดรับไปดำเนินการต่อ แล้วส่งต่อไปเมื่อใด จึงทำให้ประสิทธิภาพในการดำเนินการของหน่วยงานล่าช้า การติดตาม และตรวจสอบ ก็เป็นไปด้วยความยากลำบาก

เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการเชื่อมโยง ติดต่อสื่อสาร รับ-ส่งหนังสือรูปแบบใหม่ (New Normal) ระหว่างหน่วยงาน และระหว่างบุคลากรภายในหน่วยงานเอง  บริษัท ชนะ.คอม จำกัด (ซึ่งต่อไปนี้เรียกว่า “บริษัท”)  จึงได้พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ขึ้น เพื่อให้หน่วยงานของรัฐทุกแห่งได้ใช้ “พรี” โดยพัฒนาเป็น Web Application และ Mobile Application ทำงานผ่านเครือข่าย Internet ซึ่งจะสามารถรับ-ส่งหนังสือ ได้ทุกที่ทุกเวลาที่มีเครือข่าย Internet อีกทั้งแต่ละหน่วยงานก็มีเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ (Printer) แท็บเล็ต (Tablet) เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) Mobile และได้มีการเชื่อมต่อ Internet ทุกหน่วยงานอยู่แล้ว สามารถที่จะเข้าทดลองและเข้าใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ได้เลย โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม หรือจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ใด ๆ เพิ่มเติม  เนื่องจากในปัจจุบันนี้เครือข่าย Internet ได้เชื่อมโยงแต่ละภูมิภาค แต่ละจังหวัด แต่ละอำเภอ แต่ละตำบล แต่ละหมู่บ้าน และแต่ละท้องถิ่นแล้ว

โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง จะรองรับกับหน่วยงานหรือองค์กรขนาดใหญ่ที่เทียบเท่าระดับกระทรวง กรม และหน่วยงานตามภูมิภาค ระดับจังหวัด (ที่มีหน่วยงานภายในและมีบุคลากรมากมาย) และสามารถที่จะรองรับกับหน่วยงานขนาดเล็ก เช่น โรงเรียน (ที่อาจจะมีครูเพียง 1 คน) เป็นต้น ก็สามารถใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง นี้ได้  อีกทั้ง ไม่ต้องกังวลเรื่อง การจัดตั้งงบประมาณในการจัดซื้อหรือจัดจ้างพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมาใช้เอง ไม่ต้องจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (ซึ่งต้องมีประสิทธิภาพสูงและราคาแพง) ไม่ต้องจัดเตรียมสถานที่ (ห้องคอมพิวเตอร์) ไม่ต้องติดตั้งเครือข่าย Internet ความเร็วสูง และไม่ต้องจ้างบุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์มาคอยดูแลระบบ ให้สิ้นเปลืองงบประมาณ

กรณีหน่วยงานนั้น เป็นหน่วยงานระดับบังคับบัญชาจากส่วนกลาง เช่น กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน (ส่วนกลาง) สามารถส่งหนังสือหรือคำสั่ง ไปยังหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชาหรือในการกำกับดูแล ตามภูมิภาค ตามจังหวัด ตามอำเภอ ตามตำบล หรือตามท้องถิ่น ได้โดยตรง รวดเร็ว และทันที ส่วนกรณีที่หน่วยงานนั้น เป็นหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชาหรือในการกำกับดูแล ก็สามารถที่จะส่งหนังสือรายงานผล หรือติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานผู้บังคับบัญชาในส่วนกลาง ได้โดยตรง รวดเร็ว และทันทีเช่นกัน และกรณีที่หน่วยงานนั้น เป็นหน่วยงานที่อยู่ระหว่างกลาง ที่เป็นทั้งหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชาหรือในการกำกับดูแลจากส่วนกลาง และเป็นทั้งหน่วยงานระดับบังคับบัญชาระดับรองลงมา ที่มีหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชาหรือในการกำกับดูแล ตามจังหวัด หรือตามอำเภอ หรือตามตำบล หรือตามท้องถิ่น ก็สามารถรับหนังสือหรือคำสั่ง จากส่วนกลาง แล้วกระจายหรือส่งต่อหนังสือหรือคำสั่ง ไปยังหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชาหรือในการกำกับดูแล ได้โดยตรง รวดเร็ว ทันที และก็คอยรับหนังสือรายงานผลการปฏิบัติงาน หรือการติดต่อสื่อสารจากหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชาหรือในการกำกับดูแลได้ด้วยเช่นกัน ซึ่งแต่ละหน่วยงานไม่ว่าจะระดับใดก็ตาม ก็สามารถส่งหนังสือติดต่อสื่อสาร ข้ามสายงาน ข้ามกระทรวง ข้ามกรม ข้ามภูมิภาค ข้ามจังหวัด ข้ามอำเภอ ข้ามตำบล หรือข้ามท้องถิ่นได้เอง เพราะถ้าเป็นหน่วยงานระดับปฏิบัติการ ก็ต้องคอยติดต่อสื่อสารหรือประสานงานกับหน่วยงานภายในท้องถิ่นเป็นประจำอยู่แล้ว เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และเกิดผลสำเร็จของงานเป็นไปด้วยความมีประสิทธิภาพ ตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายหรือตามหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ เพื่อประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุดของการปฏิบัติงานของรัฐ

อีกทั้งหากมีกรณีเหตุเฉพาะกิจ เช่น ปิดปรับปรุงสถานที่ทำงาน หรือย้ายสังกัด หรือมีการชุมนุมประท้วง ปิดล้อม บุกยึด เผาทำลาย สถานที่ราชการ เป็นต้น จึงจำเป็นที่จะต้องย้ายสถานที่ทำงานไปแห่งอื่นชั่วคราว และก็คงจะไม่สามารถแจ้งให้หน่วยงานทุกหน่วยงานทราบได้ว่า มีการย้ายสถานที่ทำงานชั่วคราว ซึ่งหน่วยงานเหล่านั้นก็จะยังคงส่งหนังสือมาตามที่อยู่เดิม ทำให้การติดต่อสื่อสารกัน ล่าช้า ขาดตอน และไม่มีประสิทธิภาพได้ และการย้ายหนังสือ เอกสารต่างๆ ตามไปด้วยเพื่อใช้ในการตรวจค้น หามาอ้างอิง เพื่อการพิจารณาหรือการใช้ปฏิบัติงาน ก็มีความยากลำบากหรือล่าช้าได้ แม้ว่าบ้างหน่วยงานอาจจะมีการบันทึก หรือสำเนาหนังสือและเอกสารต่างๆ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Server) แล้วก็ตาม การย้ายตามไป ก็ต้องมีระบบเครือข่ายที่เทียบเท่าของเดิม จึงจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิใกล้เคียงของเดิม เพราะการย้ายสถานที่ทำงาน ประสิทธิภาพการทำงานย่อมจะลดลงอยู่แล้ว การปรับตัวกับสถานที่ทำงานใหม่และระบบเครือข่ายใหม่ อาจจะต้องใช้เวลานาน ซึ่งมีผลทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพเท่าเดิมได้ แต่ถ้าใช้ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง มีเพียงคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว (เช่น Notebook หรือ แท็บเล็ต(Tablet) หรือ Mobile เป็นต้น) พร้อมกับได้มีการเชื่อมต่อกับ Internet ก็สามารถรับ-ส่งหนังสือได้ทันที ไม่ว่าจะอยู่ ณ สถานที่แห่งใดหรือเวลาใดก็ตาม การค้นหา หนังสือหรือเอกสารต่างๆ สามารถค้นหา นำมาใช้ในการพิจารณาหรือการปฏิบัติงานได้ทันที ทำให้การทำงาน ไม่ล่าช้า ไม่ขาดตอน และเป็นไปด้วยความมีประสิทธิภาพ เพื่อประโยชน์สูงสุดของรัฐ

ซึ่งระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ได้พัฒนาขึ้นโดยยึดหลัก ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ.2564 ทุกประการ โดยเฉพาะใน ภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับ-ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบงานนี้ได้ครอบคลุม งานหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ และครอบคลุมกระบวนการ งานติดตาม ความเคลื่อนไหว ของหนังสือ เอกสารต่างๆ  ว่าดำเนินการเป็นอย่างไร หรือเดินทางถึงหน่วยงานหรือถึงใครไปบ้างแล้ว อีกทั้งยังสามารถแสดงรายงาน ทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี บัญชีหนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลาย ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ตามข้อ 29/1 วรรคหนึ่ง  แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติม) พร้อมทั้งทะเบียนอื่น ๆ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก หนังสืออื่น ทะเบียนหนังสือเก็บ ได้อีกด้วย โดยมีสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา สำนักข่าวกรองแห่งชาติ ศูนย์รักษาความปลอดภัย (กองบัญชาการกองทัพไทย) และกองบัญชาการตำรวจสันติบาล เป็นหน่วยงานให้คำปรึกษา พร้อมกับให้ข้อแนะนำและข้อกฎหมายในการพัฒนาระบบ

กรณีที่บางหน่วยงาน อาจจะมีการจัดซื้อ จัดหา หรือจัดทำ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ก่อนแล้ว แต่ไม่สามารถที่รับ-ส่งหนังสือ ให้ครอบคลุมทุกหน่วยงานได้ บริษัทไม่ได้มุ่งหวังที่จะมาแทนที่ระบบเดิม แต่ขอเสนอเป็น “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กลาง” ในการรับ-ส่งหนังสือให้ครอบคลุมทุกหน่วยงาน ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 29/1 (วรรคสอง) ที่กำหนดไว้ว่า “ทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหนึ่งจะอยู่ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทำโดยใช้โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbersหรือแอปพลิเคชันอื่นใดก็ได้ ทั้งนี้ เมื่อมีทะเบียนหรือบัญชีดังกล่าวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ไม่ต้องจัดทำทะเบียนหรือบัญชีใดเป็นเอกสารอีก” มาใช้ปฏิบัติได้ ซึ่งสามารถใช้ของเอกชนต่างประเทศ หรือเอกชนในประเทศก็ได้เช่นกัน  ที่สามารถส่งไปได้หลายหน่วยงานและพร้อม ๆ กัน ได้อย่างรวดเร็วและประหยัด โดยที่หนังสือที่ต้องการส่ง เช่น หนังสือเวียน หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่ไม่กำหนดชั้นความลับ เป็นต้น เพื่อเผยแพร่ข้อมูลใหม่ ๆ เช่น กฎหมาย นโยบาย มติ ครม. โครงการ กิจกรรม นิทรรศการ แผนงาน ภาวะฉุกเฉิน การเกิดภัยพิบัติ โรคระบาด การพยากรณ์ ลมฝนพายุ น้ำท่วม ไฟไหม้ แผ่นดินไหว เป็นต้น อีกทั้งตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 มาตรา 16 ในการปฏิบัติ หนังสือและเอกสาร ถ้าไม่ได้กำหนดชั้นความลับไว้ สามารถที่จะเผยแพร่ได้   

 โดยเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2565 หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง จะต้องจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อปฏิบัติงานสารบรรณและใช้ในการรับ-ส่งหนังสือ ระหว่างหน่วยงานได้ ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ข้อ 2 ว่า “ระเบียนนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป เว้นแต่ข้อ 7 และข้อ 10 ให้ใช้บังคับเมื่อพันกำหนดเก้าสิบวันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป และข้อ 8 ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2565 เป็นต้นไป” ซึ่งวันเวลาได้ล่วงเลยมาจะครบ 3 ปีแล้ว หากยังละเลย เพิกเฉย ไม่ปฏิบัติตามกฎหมายต่อไป หัวหน้าหน่วยงานของรัฐทุกแห่ง อาจจะมีโทษทางวินัยและอาญาได้ ร่วมทั้งอาจจะเป็นการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานทางจริยธรรมอีกด้วย

ดังนั้น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง นี้ จะเป็นระบบที่ช่วยพัฒนาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของส่วนราชการ ให้มีศักยภาพมากยิ่งขึ้น ตามการเปลี่ยนของระเบียบสารบรรณ และโลกในยุคดิจิทัล รวมทั้งเพื่อให้ครอบคลุมทุกหน่วยงาน ได้ใช้ประโยชน์อย่างทั่วถึง เหมือนกัน และพร้อม ๆ กันทั้งประเทศ

“#เพราะประเทศไทยคือหนึ่งเดียว”

ข้อ 2. วัตถุประสงค์

(1) เพื่อการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง  ให้ก้าวไปสู่การเป็นรัฐบาลดิจิทัลอย่างสมบูรณ์

(2) เพื่อสนับสนุนและสนองนโยบายของรัฐบาล ที่ต้องการให้นำเทคโนโลยี มาเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของรัฐ

(3) เพื่อลดปริมาณงาน ลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานลง

(4) เพื่อช่วยลดการใช้กระดาษ และลดค่าใช้จ่าย

(5) เพื่อเพิ่มศักยภาพและยกระดับในการติดต่อสื่อสาร ระหว่างหน่วยงาน

(6) เพื่อส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีของส่วนราชการ

(7) เพื่อช่วยลดภาวะโลกร้อน ลดฝุ่นควันพิษ (PM 2.5) และลดการแพร่ระบาดของเชื้อโรค

ข้อ 3. งบประมาณ

งบประมาณที่ใช้ในการดำเนินการไม่มี  เนื่องจาก

(1) ไม่ต้องจัดตั้งงบประมาณจัดซื้อหรือจัดจ้างพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

(2) ไม่ต้องจัดเตรียมสถานที่ (ห้องคอมพิวเตอร์) เพื่อติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย

(3) ไม่ต้องตั้งงบประมาณ เพื่อใช้บำรุงรักษาและดูแลรายปี

(4) ไม่ต้องจ้างบุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์มาคอยดูแลระบบ

ข้อ 4. เงื่อนไขใช้บริการระบบ  “ฟรี”

เนื่องจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ให้หน่วยงานของรัฐทุกแห่งใช้ “ฟรี” โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น นั้น ต้องมีการจัดเก็บ หนังสือ เอกสาร และข้อมูลต่าง ๆ การดูแลบำรุงรักษา และการบริหารจัดการระบบ ให้ทำงานเป็นปกติตลอดเวลา จึงต้องมีเงินทุนมาสนับสนุนในส่วนนี้

ดังนั้น จึงแจ้งให้ทราบว่า

(1) อาจจะมีการโฆษณา สินค้า บริการ หรือประชาสัมพันธ์ หรือสิ่งอื่นใดที่มีลักษณะเดียวกัน

(2) อาจจะมีการขอให้ตอบแบบสอบถาม แบบประเมิน แบบสำรวจ หรือสิ่งอื่นใดที่มีลักษณะเดียวกัน

จากผู้ให้การสนับสนุนการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง แต่จะไม่ให้กระทบการทำงานของระบบ หรือถ้ากระทบการทำงาน ก็ให้เกิดน้อยที่สุด จึงเป็นเงื่อนไขข้อตกลงที่แจ้งให้ทราบ

ข้อ 5. ข้อควรทราบ

(1) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง (Web Application) พัฒนาด้วยภาษา JAVA และ JSP (Java Server Page) ทั้งระบบ และใช้ MySQL เป็นระบบฐานข้อมูล (เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์ฟรี ไม่มีค่าลิขสิทธิ์)

(2) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง (Mobile Application) พัฒนาด้วยภาษา Dart (เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์ฟรี ไม่มีค่าลิขสิทธิ์)

(3) บริษัทได้เลือกใช้บริการ NT Cloud Server ของ บริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) เพื่อใช้ในการติดตั้งระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ซึ่งจะรองรับการเข้าใช้งานของบุคลากรจากหลายหน่วยงาน ที่มีจำนวนมากในเวลาพร้อมกันได้ โดยที่ระบบไม่ล่ม มีความเสถียรภาพสูง มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) ที่ดี และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการยอมรับมาตรฐานสากล

(4) ขณะเดียวกันนี้ บริษัทได้เสนอเอกสาร ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง  ให้แก่หลายหน่วยงาน เพื่อพิจารณาพร้อมกัน ในการเชิญเข้าร่วมทดลองและร่วมใช้งานระบบ

(5) กรณีที่หน่วยงานของท่าน อาจจะมีระบบสารบรรณเดิมใช้อยู่แล้ว ซึ่งจะต้องพิจารณาว่า ถ้าต้องการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง จะทำอย่างไร บริษัทจึงขอเสนอทางเลือก 3 แนวทางดังนี้

ก. เริ่มใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ใหม่ทั้งหมด แล้วเก็บระบบสารบรรณเดิมไว้ เพื่อการตรวจสอบหรือเรียกดูข้อมูลทะเบียนหนังสือเดิม ซึ่งแน่นอนว่า การอ้างถึงหรือการเชื่อมโยงกับหนังสือฉบับเดิม (ถ้ามี) ก็จะทำไม่ได้ และขอให้พิจารณาเพิ่มเติมอีกว่า หากเวลานานขึ้นไป เมื่อไม่ได้ใช้งานเป็นประจำ ก็อาจจะลืมวิธีการใช้งานระบบสารบรรณเดิมไปเลยก็ได้ และหากถ้ามีการเปลี่ยนเจ้าหน้าที่งานสารบรรณเป็นคนใหม่ วิธีการใช้งานระบบสารบรรณเดิมก็จะหายไปเช่นกัน การเรียกดูข้อมูลทะเบียนหนังสือที่อยู่ระบบสารบรรณเดิม ก็อาจจะทำไม่ได้อีกต่อไป

ข. นำเข้าข้อมูลทะเบียนหนังสือจากระบบสารบรรณเดิมทั้งหมด มาไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ถ้าหากเลือกแนวทางนี้ โปรดติดต่อโดยตรงกับทางบริษัท เพื่อหาแนวทางที่เหมาะสมในการนำเข้าข้อมูลทะเบียนหนังสือต่อไป รวมทั้งค่าบริการสำหรับการจัดการข้อมูลทะเบียนหนังสือที่นำเข้าด้วย

ค. ใช้ระบบสารบรรณเดิม เฉพาะการรับ-ส่งหนังสือหรือติดต่อกันภายในหน่วยงาน ส่วนการรับ-ส่งหนังสือหรือติดต่อหน่วยงานภายนอก (ที่ตั้ง) ให้ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง แทน โดยให้ใช้เฉพาะงานสารบรรณกลาง  ทำหน้าที่คอยรับ-ส่งเฉพาะหนังสือจากภายนอก ซึ่งแน่นอนว่า ข้อมูลทะเบียนหนังสือก็จะมีความซ้ำซ้อนกัน (เฉพาะหนังสือรับ-ส่งภายนอก) ภาระหน้าที่ของเจ้าหน้าที่งานสารบรรณกลางก็จะหนักขึ้น เพราะต้องบันทึกข้อมูลทะเบียนหนังสือเข้าในระบบเดิมและระบบใหม่ และก็อาจจะเป็นเหตุผลหนึ่งในมุมมองของเจ้าหน้าที่สารบรรณกลาง ในการประเมินผลการทดลองใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ไม่มีประสิทธิภาพได้ โดยหน่วยงานของท่านจะต้องพิจารณาให้ดี ถ้าจะเลือกใช้แนวทางนี้ อีกทั้ง หากกรณีที่หน่วยงานของท่านมีวิธีการหรือระบบการรับ-ส่งหนังสือภายในหน่วยงาน ที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวไม่เหมือนหน่วยงานใด และไม่เหมาะสมที่จะใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง นี้ ก็สามารถเลือกวิธีการในข้อนี้ได้เช่นกัน

ข้อ 6. ข้อควรให้พิจารณาเพิ่มเติม

(1) บริษัทจำเป็นต้องมีผู้สนับสนุนการใช้ระบบ เนื่องจาก หนังสือและข้อมูลที่บันทึกเข้าในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ต้องมีค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการหนังสือและข้อมูล

(2) ค่าใช้จ่ายประหยัดกว่า และรวดเร็วกว่า การส่งหนังสือด้วยบุคคล หรือใช้บริการรถจักรยานยนต์ (Messenger)

(3) สามารถตรวจสอบสถานะได้ว่า ใครเป็นผู้รับ รับวันเวลาใด เมื่อรับแล้ว ดำเนินการอย่างไรต่อไป ซึ่งแตกต่างจากการส่งโดย โทรสาร (FAX) หรือ E-Mail ที่ไม่สามารถรับรู้ได้เลยว่าใครเป็นผู้รับ รับวันเวลาเท่าใด และไม่ทราบสถานะของหนังสือว่าดำเนินการอย่างไรต่อไป

(4) มีความปลอดภัย ไม่ตกหล่น ไม่สูญหาย ไม่มีการชำรุด ในระหว่างการส่ง และยังสามารถตรวจสอบสถานะการรับ-ส่งได้ด้วย

(5) บริษัทให้ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ฟรี ไม่คิดค่าลิขสิทธิ์ใด ๆ เพื่อต้องการเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาสังคมให้ดียิ่งขึ้น

(6) สรุป  คือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง นี้ สามารถนำมาใช้ทดแทนการรับ-ส่งหนังสือด้วยวิธีการทาง จดหมาย โทรสาร (FAX) E-Mail LINE และการนำส่งเองด้วยบุคคล (Messenger) อีกทั้งยังประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย และตรวจสอบได้ง่าย  ซึ่งเป็นการยกระดับการปฏิบัติงานให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง และยิ่งถ้ามีหน่วยงานใช้ระบบมากเท่าไร ระบบนี้ก็จะมีประโยชน์และมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

ข้อ 7. การรับประกันระบบและข้อมูล

(1) บริษัทจะดูแลบำรุงรักษาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ร่วมทั้ง สำเนาหนังสือ สำเนาเอกสาร และข้อมูล ของระบบให้สามารถทำงานได้ทุกวัน ตลอด 24 ชั่วโมง

(2) หากบริษัท พบการทำงานผิดพลาดของระบบ หรือพบความผิดพลาดของข้อมูลเอง หรือได้รับแจ้งจากเจ้าหน้าที่สารบรรณของหน่วยงานใดก็ตาม บริษัทจะดำเนินการแก้ไขให้แล้วเสร็จภายใน 72 ชั่วโมง แต่หากแก้ไขไม่ได้ บริษัทจะแจ้งให้ทราบแล้วหาแนวทางแก้ไขใหม่ เช่น บันทึกข้อมูลให้ใหม่ เป็นต้น

(3) กรณีที่บริษัท จำเป็นต้องหยุดการทำงานของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง เพื่อปรับปรุงแก้ไข หรือสิ่งอื่นใดที่มีลักษณะคล้ายกัน บริษัทจะแจ้งให้ทราบล่วงหน้าก่อนอย่างน้อย 3 วัน ยกเว้น มีเหตุกรณีไม่ปกติ

(4) บริษัทจะปกปิด ปกป้อง และเก็บรักษา สำเนาหนังสือ สำเนาเอกสารและข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือ ที่บันทึกในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง ไว้เป็นอย่างดี และจะไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้ เว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากหน่วยงานของท่าน

ข้อ 8. ระยะเวลาสำหรับการทดลองใช้ และยืนยันการใช้ระบบ

(1) ช่วงระหว่างวันที่ 1 ธันวาคม 2567 ถึง 31 ธันวาคม 2567

(2) กรณีที่อาจจะมี บ้างหน่วยงาน ไม่เข้าร่วมยืนยันการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง นี้ อาจจะเนื่องมาจากสาเหตุใดก็ตาม ระบบนี้ก็สามารถทำงานได้  แม้มีเพียงหน่วยงานเดียวที่ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง นี้ บริษัทก็จะดูแลระบบเหมือนเดิมตามเงื่อนไขที่กล่าวมาข้างต้น

(3) กรณีที่มีการยืนยันการใช้งานระบบจริง ภายหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการยืนยันแล้ว บริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการปรับปรุงเงื่อนไขในการใช้บริการ ตามความเหมาะสม

(4) ขอแจ้งให้ทุกหน่วยงานทราบว่า สำนักนายกรัฐมนตรี สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา สำนักข่าวกรองแห่งชาติ ศูนย์รักษาความปลอดภัย (กองบัญชาการกองทัพไทย) และกองบัญชาการตำรวจสันติบาล เป็นหน่วยงานนำร่องในการยืนยันการใช้ระบบไปก่อนแล้ว

ข้อ 9. เงื่อนไขเพิ่มเติม

(1) เมื่อยืนยันการใช้ระบบแล้ว และแรกเริ่มใช้ระบบ จะไม่คิดค่าใช้จ่ายหรือค่าบริการใด ๆ ทั้งสิ้น ไม่มีข้อผูกมัดใด ๆ จะหยุดหรือจะไม่ใช้ระบบเมื่อใดก็ได้ ถึงแม้จะยืนยันการใช้ระบบแล้ว จะไม่ใช้ระบบเลยทันทีก็ได้ หรือถ้าบันทึกข้อมูลทะเบียนหนังสือเข้าไปบ้างแล้ว ก็จะไม่มีผลกระทบใด ๆ ซึ่งบริษัท จะยังคงเก็บรักษาข้อมูลทะเบียนหนังสือไว้ และยังคงสามารถที่เข้ามาค้นหา หรือเรียกดู หรือตรวจสอบ หรือพิมพ์หนังสือได้เหมือนเดิม

(2) เมื่อเริ่มใช้งานไปแล้วในปีต่อ ๆ ไป หน่วยงานของท่านสามารถที่จะหยุดหรือจะไม่ใช้ระบบเมื่อใดหรือปีใดก็ได้ จะไม่มีผลกระทบใด ๆ และไม่มีข้อผูกมัดใด ๆ ทั้งสิ้น บริษัทจะยังคงเก็บรักษาข้อมูลทะเบียนหนังสือไว้ และยังสามารถที่เข้ามาค้นหา หรือเรียกดู หรือตรวจสอบ หรือพิมพ์หนังสือได้เหมือนเดิม

ข้อ 10. กรณีอื่น

หากมีกรณีอื่นใดก็ตาม ที่ไม่ได้กำหนดไว้ในเอกสารฉบับนี้ บริษัท ชนะ.คอม จำกัด ขอสงวนสิทธิที่จะพิจารณาแต่เพียงผู้เดียว

ข้อ 11. เพื่อสนับสนุนและสนองนโยบายของรัฐบาล

ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Version ทดลอง นี้ พัฒนาขึ้นเพื่อเป็นการสนับสนุนและสนองนโยบายของรัฐบาล ตามคำแถลงนโยบาย ของคณะรัฐมนตรี นางสาวแพทองธาร ชินวัตร นายกรัฐมนตรี แถลงต่อรัฐสภา วันพฤหัสบดีที่ 12 กันยายน 2567 ที่กล่าวไว้ใน

หน้า 11 ข้อ 1. “… รัฐบาลจะสร้างการมีส่วนร่วมในการรับมือกับภัยธรรมชาติ โดยเฉพาะการแก้ปัญหา PM2.5 …”

หน้า 12 ข้อ 2. “รัฐบาลจะยึดมั่นในหลักนิติธรรม (Rule of Law) และความโปร่งใส (Transparency) สร้างความชอบธรรมในการบริหารราชการแผ่นดินด้วยการฟื้นฟูหลักนิติธรรม ที่เข้มแข็ง มีประสิทธิภาพ ใช้งบประมาณของรัฐน้อยที่สุดแต่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ในการสร้างรายได้และสร้างโอกาสแก่ประเทศและประชาชน โปร่งใส และเป็นที่ยอมรับจากนานาประเทศ ให้เป็นทุนทางสังคมและทางความคิดที่สำคัญในการพัฒนาประเทศ” และข้อ 3. “รัฐบาลจะปฏิรูประบบราชการและกองทัพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ เปลี่ยนผ่านราชการไทยไปสู่ราชการทันสมัยในระบบดิจิทัล (Digital Government) ปรับขนาดให้มีความคล่องตัว เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการใช้งบประมาณและการปฏิบัติราชการ ปรับขนาดและกำลังคนภาครัฐให้สอดคล้องกับภารกิจ เปลี่ยนผ่านรูปแบบการเกณฑ์ทหารไปสู่แบบสมัครใจ เน้นใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพบุคลากรภาครัฐเป็นคนดีและเก่ง มีคุณธรรม มุ่งมั่นและมืออาชีพ โปร่งใสและตรวจสอบได้ส่งเสริมให้มีการเผยแพร่ข้อมูลหรือข่าวสารสาธารณะของรัฐและต่อต้าน การทุจริตคอร์รัปชันทุกรูปแบบ เน้นการมีส่วนร่วมของภาคประชาชน รวมทั้งให้ความสำคัญกับการกระจายอำนาจสู่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นและภาคประชาชน เพื่อให้ประชาชนมีส่วนร่วมคิดตัดสินใจในกระบวนการพัฒนาท้องถิ่น และการดูแลชุมชน”

ข้อ 12. ผู้ออกแบบและพัฒนาระบบ

บริษัท  ชนะ.คอม  จำกัด

เลขที่  518 หมู่ 1  ถนนมิตรภาพอุดร-ขอนแก่น 

ตำบลโนนสะอาด  อำเภอโนนสะอาด จังหวัดอุดรธานี  41240

เลขทะเบียนพาณิชย์ 0415551001071

(หากมีข้อสงสัยประการใด ติดต่อสอบถามโดยตรงได้ที่  คุณณัณฐวัฒน์)

โทร. 09 2954 7866

E-mail : com.chana@gmail.com

LINE ID : chana_com

******  โปรด อย่าอยู่อย่างเดียวดาย  ขอเชิญมาร่วมเครือข่ายยุคดิจิทัล ด้วยกัน  ******